Eltern- und Schülerinformationen zur Nutzung von Workspace for Education an der Schule

Seit der Corona-Krise ist die gesamte Schulfamilie vor neue und große Herausforderungen ge­stellt. Wir alle verfolgen mit großem Engagement das Ziel, die Schülerinnen und Schüler auch in dieser Zeit bestmöglich pädagogisch zu begleiten.

An bayerischen Schulen können und sollen auch digitale Werkzeuge herangezogen werden, um ortsunabhängig kommunizieren, lernen und arbeiten zu können. Hierfür bietet die Schule allen Schülerinnen und Schüler auf freiwilliger Basis den Einsatz von Workspace for Educa­tion (im Folgenden: „Workspace“) an. Dabei handelt es sich um eine Business-Lösung von Google, speziell für den Bildungsbereich. Werbefrei und ohne Tracking ist diese nicht mit einem normalen (kostenfreien) Google-Ac­count zu verwechseln.

Das System bietet Möglichkeiten zur Intensivierung des Kontakts innerhalb des Unterrichts durch

  • Gruppen- und 1:1 – Kommunikation mittels Chat und Videokonferenz,
  • Kommunikation via E-Mail unter den Lehrkräften sowie Schülerinnen und Schülern,
  • Bereitstellung von Material in Kursräumen über „Classroom“,
  • gemeinsame, gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten,
  • Nutzung von Office-Programmen sowie
  • Stellung und Bearbeitung von (Online-)Aufgaben mit Feedbackfunktionen.

1. DSGVO und Freiwilligkeit der Nutzung

Lt. Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist eine Nutzung von Workspace nur möglich, wenn die Nutzer sowie deren Erziehungsberechtigte ihre schriftliche Einwilligung in die damit verbundene Datenverarbeitung erklären.

Sollten Sie einer Nutzung von Workspace zustimmen, füllen Sie daher bitte die Einwilligung in Anlage 1 aus und lassen Sie diese der Schule so bald wie möglich (gerne auch per Post oder E-Mail) zu­kommen.

Mit der Einwilligung in die Datenverarbeitung akzeptieren die Nutzer gleichzeitig die Nutzungs­bedingungen der Schule (Anlage 2). Informationen zum Datenschutz finden Sie in Anlage 3.

Die Nutzung von Workspace ist freiwillig. Schülerinnen und Schülern, die das Angebot nicht nutzen möchten, stehen alternative Kommunikationswege zur Verfügung. Diese erfahren Sie von dem je­weiligen Klassenleiter.

2. Datenschutz

Zur Wahrung des Rechtes auf informationelle Selbstbestimmung der Benutzer unserer Schule ver­pflichtet sich Google, die personenbezogenen Daten von Benutzern innerhalb Workspace (Kerndiens­te) nicht zur Erstellung von Profilen zur Anzeige von Werbung oder Direkt Marketing zu nutzen. In­nerhalb von Workspace erfolgt deshalb kein Tracking und wird keine Werbung eingeblendet. In Diens­ten Googles außerhalb Workspace (z.B. YouTube und Google Maps) kann Werbung erscheinen, die jedoch nicht personalisiert ist. Soweit von Google Nutzungsdaten in Workspace und weiteren Diensten erhoben werden, dienen diese ausschließlich zur „Bereitstellung der Kerndienste bzw. zur Bereit­stellung, Aufrechterhaltung und Verbesserung sowie für den Schutz dieser Dienste und zur Ent­wicklung neuer Dienste.” Diese Zusagen von Google gelten nur, wenn ein schulischer Benutzer mit seinem von der Schule bereitgestellten Google Konto auf die genannten Dienste zugreift!

Ziel unserer Schule ist es, durch eine Minimierung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung von Workspace, das Recht auf informationelle Selbstbestimmung unserer Schüler und Lehrkräfte best­möglich zu schützen. Dieses ist nur möglich, wenn die Benutzer selbst durch verantwortungsvolles Handeln zum Schutz und zur Sicherheit ihrer personenbezogenen Daten beitragen und auch das Recht anderer Personen an der Schule auf informationelle Selbstbestimmung respektieren.

Sämtliche Daten aus der Schulverwaltung werden in keiner Weise mit einer Internetplattform ver­knüpft sein, sondern werden sich auch weiterhin nur auf den Rechnern der Schulverwaltung befin­den. Die individuellen E-Mail-Adressen der Schüler beinhalten nicht deren Namen, sondern wer­den in Kurzform pseudonomisiert (siehe 3. Nutzerkonten). Darüber hinaus sind von Schülerinnen und Schülern erstellte Daten jederzeit passwortgeschützt. Wir unternehmen hier große Bemühun­gen, um sauber und sicher zu arbeiten. Google sichert zudem hierbei vertraglich die Einhaltung entsprechender sicherheitsrelevanter Zertifizierungen zu (siehe Anlage 3).

3. Erstellung der Nutzerkonten

Bei der Erstellung der Nutzerkonten, werden folgende persönliche Daten verarbeitet:

  • Kontoname (für Schüler: bestehend aus den ersten drei Buchstaben des Vornamens, den ersten drei Buchstaben des Nachnamens, sowie der Domain lwms.info; für Lehrer: bestehend aus dem ersten Buchstaben des Vornamens, des Nachnamens, sowie der Domain lwms.info) nach dem Muster konto@lwms.info
  • Benutzername (für Schüler: bestehend aus dem Vornamen und dem ersten Buchstaben des Nachna­mens; für Lehrer: bestehend aus Vor- und Nachname)
  • Klasse

4. Nutzungsumfang

  • Die Schülerinnen und Schüler sowie die Lehrkräfte einer Schule können untereinander via E-Mail kommunizieren.
  • Innerhalb des Systems können (virtuelle) Kursräume zur Verfügung gestellt werden. Um in diese Kurse aufgenommen zu werden, muss eine Einladung akzeptiert werden. Innerhalb dieser Kursräume ist der Vorname und der erste Buchstabe des Nachnamens einsehbar (ausschließlich von anderen Mitglieder der Schule, die Nutzer-Konten in derselben Schule haben).
  • Weiterhin bietet die Anwendung die Möglichkeit, in jedem Kursraum eine Videokonferenz durchzuführen. Jeder Teilnehmer kann dabei wählen, ob sein Videobild übertragen wird oder nicht. Anhand der Benutzernamen kann eingesehen werden, wer sich gerade in der Konferenz befindet. Jeder kann sein Videobild und seinen Ton jederzeit aktivieren oder de­aktivieren (z.B. bei Nebengeräuschen).
  • Im Kursraum können die Nutzer Dateien (z. B. Textdokumente, Präsentationen, Audiodat­eien) bereitstellen.
  • Die Nutzerinnen und Nutzer können gemeinsam und ggf. auch gleichzeitig an Dokumen­ten arbeiten. Dazu stehen Office-Anwendungen (Google docs, Google Tabellen, Präsentatio­nen, Zeichnen, Formulare) zur Verfügung.
  • Die Lehrkraft kann im Kursraum für die Schülerinnen und Schüler Aufgaben einstellen, die diese bearbeiten und Ergebnisse einreichen können. Die Lehrkraft kann dazu individue­ll Feedback abgeben.
  • Außerdem werden Kalender- sowie Adressbuchfunktionen bereitgestellt.
  • Die Anwendung kann über einen Internetbrowser genutzt werden. Daneben steht es den Nutzerinnen und Nutzern frei, die Anwendung über eine App für mobile Geräte zu nutzen (Android und iOS). Hierfür muss die Nutzerin oder der Nutzer sich für eine Instal­lation der entsprechenden App entscheiden.